informations générales
Bouches-du-Rhône
Le/La secrétaire administratif (ve) accueille physiquement et téléphoniquement les publics sollicitant les services de l'organisme. Il/Elle réalise des travaux de dactylographie à la demande de la direction et assure le traitement administratif ainsi que le suivi des dossiers relatifs aux parcours des personnes accueillies en formation au CFPMS (Région, France Travail, Organismes de prise en charge des formations...). Le/La secrétaire est également responsable des tâches administratives quotidiennes : gestion du courrier, classement, archivage, commandes de fournitures, etc..
MISSIONS
Accueil et Communication :
- Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
- Recevoir, filtrer et orienter les messages électroniques.
- Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique.
- Réaliser et micro-éditer des documents de communication.
Dactylographie :
- Frapper, mettre en page et éditer des documents.
Organisation :
- Éditer des listes de stagiaires.
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers.
- Éditer et afficher les plannings.
- Archiver les dossiers classés.
- Commander des fournitures de bureau.
- Suivre le cahier des messages interne.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Enregistrer les réservations pour les manifestations et vendre les billets.
Gestion des dossiers administratifs des stagiaires :
- Enregistrer les états de présence des stagiaires et transmettre les absences aux responsables concernés.
- Enregistrer mensuellement les heures des formateurs.
- Préparer et gérer les dossiers administratifs des stagiaires.
- Tenir les tableaux de notes.
- Transférer les données de gestion du centre vers la Région et en contrôler la bonne exécution.
- Mettre à jour les données selon les informations reçues de la Région (libellé, tarif, etc.) et traiter les éventuelles anomalies.
- Contrôler la bonne exécution des sauvegardes et de l'archivage papier.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
Compétences Techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Maîtrise de l'orthographe.
- Capacité à gérer des bases de données et des systèmes de classement.
Qualités Personnelles :
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
- Bon relationnel et capacité d'accueil.
- Polyvalence et autonomie.
- Discrétion et respect de la confidentialité
Ce poste est essentiel au bon fonctionnement administratif de notre organisme et requiert une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens du service.
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Accueil et Communication :
- Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
- Recevoir, filtrer et orienter les messages électroniques.
- Organiser et maintenir l'espace d'accueil et de bureautique.
- Réaliser et micro-éditer des documents de communication.
Dactylographie :
- Frapper, mettre en page et éditer des documents.
Organisation :
- Éditer des listes de stagiaires.
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers.
- Éditer et afficher les plannings.
- Archiver les dossiers classés.
- Commander des fournitures de bureau.
- Suivre le cahier des messages interne.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Enregistrer les réservations pour les manifestations et vendre les billets.
Gestion des dossiers administratifs des stagiaires :
- Enregistrer les états de présence des stagiaires et transmettre les absences aux responsables concernés.
- Enregistrer mensuellement les heures des formateurs.
- Préparer et gérer les dossiers administratifs des stagiaires.
- Tenir les tableaux de notes.
- Transférer les données de gestion du centre vers la Région et en contrôler la bonne exécution.
- Mettre à jour les données selon les informations reçues de la Région (libellé, tarif, etc.) et traiter les éventuelles anomalies.
- Contrôler la bonne exécution des sauvegardes et de l'archivage papier.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
Compétences Techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Maîtrise de l'orthographe.
- Capacité à gérer des bases de données et des systèmes de classement.
Qualités Personnelles :
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
- Bon relationnel et capacité d'accueil.
- Polyvalence et autonomie.
- Discrétion et respect de la confidentialité
Ce poste est essentiel au bon fonctionnement administratif de notre organisme et requiert une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent sens du service.
